Организация и широкое использование ВСО и МБА в работе библиотек

Право граждан на получение и распространение информации — одно из необходимых условий существования демократического государства.

Повышение степени удовлетворения информационных потребностей пользователей и, соответственно, улучшение результатов библиотечной работы непосредственно связаны с увеличением эффективности использования библиотечных фондов. В Федеральном законе Российской Федерации «О библиотечном деле» (1994 г.) сказано, что каждый пользователь, вне зависимости от того, в библиотеке какого ведомства он записан, приобретает право бесплатно получать во временное пользование любой документ из библиотечных фондов, заказывать документы или их копии по межбиблиотечному абонементу из других библиотек. Профессиональный долг библиотек — помочь читателям реализовать право, гарантированное библиотечным законом. К сожалению, современное состояние библиотечных фондов, уровень их информационного потенциала и материально-техническая база библиотек не позволяют обеспечивать всеобщую доступность фондов и не предоставляют равных возможностей в использовании ресурсов для всех пользователей независимо от их места жительства, социальной и профессиональной принадлежности. В последнее десятилетие прошлого столетия наметились ярко выраженные тенденции к изменению состава фондов библиотек в количественном и качественном отношениях. Прежде всего, количественный состав фондов сократился. Уровень комплектования стал нестабильным из-за ежегодного удорожания книжной продукции, увеличения тарифов за ее перевозку и пересылку, повышения цен на периодическую печать. В сложившихся условиях библиотеки не всегда могут приобрести необходимый ассортимент и объем документов по тем отраслям знаний, видам и типам, которые определены статусом данной библиотеки. Сократилась подписка на периодические издания. Быстро происходит устаревание печатных изданий. Финансирование же библиотек ограничено. Все это приводит к росту неудовлетворенного читательского спроса на фоне постоянно увеличивающегося информационного потока. В такой ситуации усиливается потребность в активизации взаимоиспользования единых фондов систем разных уровней.

На определенном этапе развития библиотечного дела перед библиотеками были поставлены задачи: более эффективно использовать внутренние резервы. Одной из форм взаимоиспользования документных фондов явился внутрисистемный обмен (ВСО), применяемый в ЦБС. Передача литературы из одного структурного подразделения библиотечной системы в другое была названа внутрисистемным книгообменом и строилась по двум направлениям:

• знакомство пользователей библиотек-филиалов с партиями документов, поступивших в ЦБС
• оперативное удовлетворение индивидуальных запросов пользователей.

При централизации сети муниципальных библиотек в структуре центральных библиотек был создан отдел организации и использования единого фонда (ОИЕФ), в обязанности которого вменялась организация взаимоиспользования единого фонда ЦБС. Этот отдел, являясь одним из структурных подразделений центральной библиотеки и связующим звеном между всеми подразделениями системы, помогает реализовать право читателей ЦБС:

• пользоваться всеми изданиями, поступающими в единый фонд (ЕФ), обратившись с запросом

в любое, удобное для него подразделение ЦБС.

• оперативно получать книжные и некнижные материалы

Именно эта литература «временного» пользования и позволила улучшить библиотечно-библиографическое обслуживание. Кроме того, внутрисистемный обмен (ВСО) обеспечил равные условия в обслуживании пользователей независимо от того, где они проживали, давал возможность оперативно получать необходимые документы. С помощью ВСО активизируется обращаемость документных фондов, восполняются пробелы в составе фондов подразделений системы, преодолеваются недостатки текущего комплектования и докомплектования.  Работа внутрисистемного обмена дает возможность библиотекам выяснять:

• насколько составы их документных ресурсов соответствуют интересам и запросам

пользователей

• определять основные тенденции развития фондов
• причины образования пассивной части фонда и др.

Практика показала, что библиотеки-филиалы, активно использующие в своей работе  ВСО, значительно улучшают качество обслуживания читателей, вырастает авторитет библиотеки среди населения.

Существует три канала внутрисистемного обмена:

• библиотеки — филиалы системы пользуются фондами ЦБ через отдел «Организация ииспользования единого фонда»
• библиотеки — филиалы взаимоиспользуют фонды друг у друга (филиалы, имеющие специфику в комплектовании, удовлетворяют заявки других филиалов на профильные издания)
• ЦБ пользуется фондами библиотек — филиалов для удовлетворения запросов читателей отделов ЦБ.

Основной базой для внутрисистемной циркуляции служит собственный фонд отдела ОИЕФ, от состава и величины которого зависит успешная, эффективная работа отдела. Поэтому создание универсального по отраслевому составу фонда, который отличается широтой репертуара, разнообразием типов и видов изданий, наличием некнижных материалов — одно из важных направлений фонда ОИЕФ. Концентрация соответствующей литературы в одном месте позволяет лучше организовать их хранение и с наибольшей эффективностью использовать в масштабе всей централизованной системы (книгохранение).

Наиболее результативные формы ВСО:

• передача библиотекам-филиалам из ЦБ во временное пользование тематических комплектов книг и периодических изданий (о подготовке к школе, о воспитании в семье, о выдающихся личностях и т.д.)
• организация кольцевых выставок — просмотров во всех библиотеках-филиалах
• подборки (журналы, художественная литература, учебники, альбомы по искусству)
• предоставление документов из единого фонда по индивидуальным запросам пользователей. (определенное издание, многоэкземплярность произведения на мероприятие, дополнительный материал к выставке, при подготовке к мероприятиям, оформительский материал из цикла «Чтение в живописи»).

Полученные во временное пользование документы выдаются читателям, экспонируются на выставочных стеллажах, используются для проведения библиотечных мероприятий.

Техника выдачи литературы из ЕФ по индивидуальным читательским требованиям.

В каждом структурном подразделении есть ответственные библиотекари за выполнение запросов на книги из единого фонда. Как правило, это библиотекари, работающие в читальном зале. Читатели оформляют запросы на необходимую книгу на листке читательского требования. Принимая запрос, библиотекарь обязан проверить правильность заполнения требования, уточнить все необходимые библиографические данные, при необходимости дополнить их. Корешок требования остается в библиотеке для контроля. Все направленные в ЦБ требования расставляются в картотеке за разделителем: «Направленные требования» в алфавите авторов.

При получении заказанной книги по ВСО требование сверяется с книгой, и если нет никаких расхождений, то на требование ставится номер филиала, выдавшего книгу, и требование переставляется за разделитель: «Выполненные требования». Полученное издание помещается на отдельную полку, извещается об этом читатель.

На лицевой стороне формуляров читателей, пользующихся книгами, полученными по ВСО, ставится пометка ЕФ. При записи издания в формуляр, перед номером книги ставится так же пометка  ЕФ. Это делается для того, чтобы:

• выявить читателей, пользующихся литературой по ВСО;
• при сдаче читателем книги - выделить литературу, полученную по ВСО, не спутать ее с общей массой сдаваемой литературы.

Дубликат книжного формуляра вкладывается в читательский формуляр. Делается отметка на «листке возврата», причем, кроме даты сдачи и номера читательского формуляра, ставится номер филиала, что позволит сделать анализ использования книг ОИЕФ. Каждая выдача книг фиксируется в специальной графе «Дневника работы». При получении издания от читателя требование переставляется за разделитель «Возвращенная литература».

Техника выдачи комплектов литературы, кольцевых книжных выставок.

Комплекты литературы, кольцевые выставки формируются отделом ОИЕФ по заявкам филиалов и по инициативе ОИЕФ. Выдача кольцевых выставок и комплектов производится по графику, составленному в начале года на основании ваших заявок. На каждый комплект литературы составляется список книг. В списке указывается инвентарный номер, индекс, цена каждого издания. Указывается дата выдачи и срок сдачи комплекта. В филиале список ставится за разделитель «Комплекты литературы». Сюда же ставятся все дубликаты книжных формуляров полученного комплекта в алфавитном порядке. При выдаче литературы из данного комплекта на книжном формуляре ставится число и номер читательского формуляра. Это необходимо для того, чтобы знать, где в данный момент находится издание. Ценные и редкие книги, выданные в филиалы, ЕФ может оговорить без права выдачи на дом. Комплекты и подборки литературы могут быть возвращены по частям. Кольцевые выставки передаются в следующий филиал только полностью в строго установленные сроки.

Теперь рассмотрим учет книг, выданных вами в другую библиотеку. Из книги вы вынимаете книжный формуляр, ставите на нем число, номер филиала, роспись ответственного лица. Книжный формуляр ставится за разделитель «Литература, выданная в другие подразделения». Формуляры расставляются в алфавитном порядке.

В практической деятельности библиотечных систем внутрисистемный книгообмен — это одно из дополнительных средств продвижения необходимых изданий к пользователю, он влияет на эффективность использования библиотечных фондов. Активизация значимости ВСО в сложившихся условиях может возрасти только от успешной, эффективной работы, которая зависит от многих факторов:

• состава и величины фонда;
• организации изучения использования фондов, определения объема неиспользуемой литературы в фонде каждого структурного подразделения с целью последующего перераспределения;
• систематического проведения анализа и обобщения данных по ЦБС о неудовлетворенном спросе пользователей с целью выявления пробелов в комплектовании;
• организации и простоты технологии передачи и возврата материалов;
• систематической и развернутой информации о составе единых фондов ЦБС и новых поступлений;
• вовлечения во внутрисистемный книгообмен всех структурных подразделений ЦБС;
• но самое главное — от активности библиотечных работников, их моральной и профессиональной ответственности перед пользователями.

МБА

Одним из важнейших средств обеспечения функционирования информационного пространства и всеобщей доступности фондов относится система МБА. Именно благодаря ей оказывается возможным использовать совокупные фонды библиотек региона и страны, а не ограничиваться только возможностями данной библиотеки или ЦБС. Межбиблиотечный абонемент — именно та библиотечная служба, с которой связывают сегодня осуществление одной из основных функций библиотеки — оперативное обеспечение пользователя необходимой информацией. Через МБА осуществляется обслуживание организаций и отдельных пользователей путем предоставления документов на время (оригиналы) или в постоянное пользование (платные бумажные и электронные копии).

Межбиблиотечный абонемент основан на использовании документов из фондов других библиотек при их отсутствии в данном фонде. Основанием для получения литературы является заполненный бланк-заказ, подписанный лицом, ответственным за работу МБА, и заверенный печатью библиотеки-абонента.

Издания, полученные по МБА, используются только в читальном зале, их хранение производится отдельно от фонда библиотеки. При получении литературы читателя извещают о сроке пользования ею. Абоненты, нарушившие правила МБА, лишаются права пользования этой услугой на срок, установленный в каждом отдельном случае, в зависимости от степени нарушения.

Материальную ответственность за сохранность изданий, полученных по МБА, несет абонент, запросивший данную литературу. Юридическим документом, гарантирующим сохранность выданных изданий, является бланк-заказ.

Работа межбиблиотечного абонемента за годы его развития неоднократно перестраивалась, в настоящее время он функционирует на основе Положения «О национальной системе межбиблиотечного абонемента и доставки документов Российской Федерации», утвержденного 12 мая 2003 г.

Недостаточная укомплектованность документных фондов новыми изданиями, изменение контингента потребителей информации, расширение тематики потребностей пользователей библиотек, уменьшение тиражей изданий — все это резко повышает сегодня роль МБА.

Чтобы сохранить единственные экземпляры изданий и не давать отказы на часто спрашиваемые источники, научная областная библиотека выполняет заказы на ксерокопирование.

Несмотря на проблемы и трудности в работе МБА, следует признать, что эта система является важнейшим средством обеспечения функционирования информационного пространства и всеобщей доступности фондов, она также предоставляет равные возможности в использовании ресурсов для всех пользователей независимо от их места жительства, социальной и профессиональной принадлежности.

В последнее десятилетие с развитием информационно-компьютерных технологий и использованием международной системы Интернет, открываются другие, более совершенные возможности для пользователей библиотек: появляется возможность использовать ресурсы электронных каталогов, баз данных и передавать заказы по современным телекоммуникационным каналам связи.

Электронная почта дает возможность оперативно передавать и принимать заказы, направляемые по МБА. Одной из современных электронных технологий, внедряемых в практику работы библиотек, является электронная доставка документов (ЭДД). Ее внедрение позволит наиболее полно решить проблему взаимоиспользования фондов библиотек. ЭДД — это обеспечение пользователей копиями первоисточников в электронной форме по линиям связи: заказ копии и его фиксация, изготовление копий, их передача, организация хранения и доступа к ним. Через электронную доставку документов можно будет обеспечить реальный доступ к информационно-библиографическим ресурсам нашей страны и всего мира. ЭДД является новым видом обслуживания и расширяет его границы. Возможность использования новых технологий по электронной доставке полнотекстовых документов значительно активизирует деятельность библиотеки, позволит полнее и качественнее выполнять запросы потребителей, решит вопросы тиражирования и сохранности фондов периодических документов. Служба электронной доставки строится на основе сводных каталогов, позволяющих быстро установить место хранения нужного пользователю документа. Создаваемые сводные электронные каталоги предусматривают функцию прямого заказа необходимых материалов.

Объектом доставки является электронный документ, он может содержать не только текстовую, но и другую, самую различную информацию. Электронная доставка документов по существу — это тот же МБА, только на более высоком уровне, в качестве средства передачи используются компьютерные сети, и стоимость доставки не зависит от удаленности источника. Технология ЭДД создает реальную основу электронной библиотеки, которая, в свою очередь, предоставляет новые возможности для поиска документов. Это — распределенная информационная система, позволяющая надежно сохранять и эффективно использовать разнообразные коллекции электронных документов, получаемые в удобном для пользователя виде. Кроме того, она объединяет удаленные информационные источники посредством сетевых технологий (как правило, Интернет). Благодаря электронной библиотеке обеспечивается более интенсивное использование хранящихся знаний. Снижаются временные затраты на опубликование, поиск и доставку документа, расширяется аудитория потенциальных потребителей.

Обеспечение модернизации служб МБА позволит отойти от традиционных методов обслуживания и приступить к электронной доставке документов.

Отечественный и зарубежный опыт показывает, что для успешного функционирования межбиблиотечного абонемента необходимо наличие следующего технического и информационного комплекса:

• программного обеспечения, осуществляемого на персональных компьютерах в среде Windows (редактор Word);
• электронной почты;
• Интернета;
• сканирующего устройства;
• электронных каталогов, доступных через Интернет.

По мере развития службы электронной доставки библиотеками будут формироваться полнотекстовые базы данных часто запрашиваемых документов, что значительно сократит трудоемкость и стоимость обслуживания. Однако, несмотря на развитие электронных способов доставки документов, останется и традиционный МБА, особенно когда пользователю потребуется издание целиком, а не его фрагмент.

Сегодня широко распространяется мнение, что будущее библиотек не во владении фондами, а в обеспечении доступа к информации. Тем не менее, весь опыт развития МБА показывает, что должен быть сохранен разумный баланс между владением и доступом, это гарантировало бы, с одной стороны, взаимовыгодное партнерство для библиотек и, с другой стороны, полноту удовлетворения информационных запросов пользователей.

Применение новых информационных технологий во взаимоиспользовании информационных ресурсов библиотек — это объективная необходимость нашего времени.

Основные направления координации деятельности и взаимоиспользования документных фондов должны определяться исходя из главной задачи — обеспечения доступности информации населению. Одним из основных условий, обеспечивающих доступность информации, является консолидация действий библиотек территорий по созданию, приобретению и обеспечению взаимоиспользования информационно-библиотечных ресурсов. С появлением изданий на электронных носителях важным вопросом для библиотек стало их сотрудничество, в частности, их объединение в консорциумы. Опыт ряда консорциумов показывает, что совместные переговоры библиотек особенно успешны, когда речь идет о дорогих электронных продуктах. Объединение библиотек помогает решить проблемы лицензирования для использования электронной информации, предоставляемой на коммерческой основе. Совместное (через консорциумы) лицензирование способствует прогрессу в кооперации библиотек.

Чтобы удовлетворять потребности современного пользователя, библиотеки не могут оставаться в стороне от потока электронной информации, им необходимо приобщение к последним достижениям в области информационных, коммуникационных и мультимедийных технологий, называемых «технологиями информационного общества». Для этого требуется:

• создание нового уровня материально-технической базы;
• строительство новой инфраструктуры и формирование нового свойства библиотеки;
• адаптация библиотекарей к темпам изменений в библиотеке.

Библиотекарь «информационного общества» должен постоянно повышать свою квалификацию, чтобы уметь соотносить ресурсы библиотеки, традиционные и новые, и находить нужную информацию в условиях современной информационной перегрузки.

Список литературы:

1. Библиотечная энциклопедия / Рос. гос. б-ка. – М.: Пашков дом, 2007. – 1300 с.
2. Ерохина Н. Стратегическая цель – доступность документальных ресурсов // Библиотека. –  2001. – № 1. – С. 31-32.
3. Мистрюкова Т.А. Взаимоиспользование библиотечных фондов // Актуальные вопросы библиотечной работы: теория и практика : сборник. – М., 1988. – С. 98-108.
4. Мистрюкова Т.А. Внутрисистемный обмен – рычаг эффективности // Библиотекарь. – 1984. – № 3. – С. 54-55.
5. Организация использования ЕФ ЦБС и техника работы по МБА : метод. рекомендации  / ГОУНБ ; сост. Ж.М. Болотова. – Горький, 1985. – 19 с.
6. Совершенствование работы отдела организации использования ЕФ ЦБС : метод.  рекомендации / Гос. б-ка им. В.И. Ленина, Гос. Публ. б-ка им. М.Е. Салтыкова-Щедрина ; сост. Д.В. Евсеев, Л.П. Кургина, Т.А. Мистрюкова, Е.И. Панина. – М., 1985. – 54 с.
7. Роль внутрисистемного книгообмена в повышении эффективности использования ЕФ  / ГОУНБ. – Горький, 1986. – 17 с.
8. Электронная доставка документов в библиотеки области на базе отдела МБА : метод.  рекомендации для б-к обл. / Смолен. обл. универс. б-ка. – Смоленск : [б. и.], 2003. – 16 с.